Em meio à situação de pandemia do novo coronavírus (Covid-19), as empresas tiveram que reformular seus métodos de trabalho. Perda de clientes, indisponibilidade de comparecimento de colaboradores e fornecedores, interrupções na produção e na prestação de serviços, etc. são algumas consequências decorrentes do período de quarentena, imposta por governos e órgãos de saúde em todo o mundo.
Deste modo, muito há de ser feito para manter os negócios disponíveis e em progressão, inclusive, conseguir novas formas de realizar os processos que necessitam de deslocamento, contato presencial e manuseamento de objetos físicos.
O “home office” virou a principal ferramenta para manter as operações sob controle. Mas será que não faltarão recursos essenciais nesse regime de trabalho?
Mesmo com o abalo em que o meio empresarial se encontra, a histeria não deve prevalecer, pois existem soluções digitais disponíveis no mercado que são capazes de atender a maioria das demandas corporativas do dia a dia.
Como funcionam as soluções digitais?
Hoje em dia, existem plataformas que desmaterializam todo o procedimento documental físico que, por muitos anos, foi imprescindível. Aquela papelada que, muitas vezes, ficava enfurnada nos armários das empresas, já não é mais necessária.
Além de evitar a ocupação de espaço, que já é escasso devido ao crescimento demográfico acelerado nas cidades, é priorizada a segurança, organização, facilidade em localizar qualquer arquivo, economia de material, entre outras vantagens.
Não só na digitalização de documentos, mas como na administração e gestão dos processos que uma empresa passa, essas plataformas auxiliam para que não se perca tempo com o que antes era uma “dor de cabeça”.
A burocratização na admissão e demissão dos funcionários, gastos e todo o controle dos recursos de uma empresa são delicados em qualquer situação. E, no atual período, se torna ainda mais importante.
Pensando nisso, as plataformas que disponibilizam soluções digitais, por exemplo, podem contribuir muito nesses processos.
Mas como a famigerada “papelada” pode ser resolvida?
Extingue-se toda parte física, que passa a ser digital. Há a possibilidade de assinar documentos virtualmente, bem como o envio e recebimento deles.
Como pode ajudar em períodos de normalidade?
Já no período de normalidade, esses processos podem exigir uma atenção minuciosa muito complicada de ser feita em massa. Cada dia mais, as empresas crescem suas demandas, o que dificulta os processos administrativos, que podem ser realizados por um sistema.
Necessidades simples, como a folha de pagamento dos funcionários, podem ser solucionadas apenas com uma ferramenta.
Nesse sentido, a inteligência artificial pode atuar diminuindo a preocupação com esses procedimentos e dando espaço para se focar no importante: a ação.
A otimização do tempo é algo a ser priorizado, porque as multitarefas são presentes em todo âmbito de trabalho. Diversas inovações colocam o mercado em constância nas estratégias, que precisam ser reformuladas e reinventadas a todo instante.
A inconstância requer que ações de massa sejam desumanizados, para que o campo de ação seja executado de forma premeditada, sem que haja necessidade de medidas tomadas no impulso. A automação de processos é primordial e traz inúmeros benefícios.
Será que esses procedimentos são legitimados?
Apesar de serem completamente digitais, existem ferramentas de verificação que garantem a autenticidade dos documentos, de modo que são necessárias informações de identificação que são validadas por meio da criptografia.
Ademais, o acesso a eles também é restrito. Há diversas formas de se proteger informações importantes, muito mais que de forma física.
Segurança
A segurança é mais um ponto importante a ser exaltado, sendo, os arquivos, protegidos por contas/perfis definidos coerentemente com a hierarquia da empresa, com login, senha, mais de um fator de autenticação, entre outros meios de proteção.
Não havendo a possibilidade de extravio, roubo, perda ou vazamento de dados, a digitalização é a melhor opção para que informações importantes não caiam nas mãos erradas.
Como os documentos são organizados?
Com a dificuldade em manusear grandes quantidades de documentos, a organização é indispensável para manter o controle dos negócios.
Antes de serem organizados, são analisados para identificar possíveis pendências, para que não se percam no meio do processo.
Partindo do ponto em que perdê-los de controle pode acarretar problemas graves para a empresa, essa fase é a mais importante na implementação da digitalização.
E, para que tudo fique em ordem, o sistema de fluxo automático organiza-os em seus devidos lugares, sendo movimentados quando programado.
O controle e histórico também são muito importantes no que se refere à localização dos arquivos, pois, decorrente do grande fluxo, encontrá-los só será possível por meio dessa ferramenta.
Ao implementar uma solução digital, seus processos de auditoria serão muito mais ágeis e assertivos.
O RH digital reduz custos?
Os gastos para armazenar documentos físicos são altíssimos:
Necessidade de um espaço para guardá-los, conservá-los em boas condições – evitando que adversidades possam deteriorar o material – e toda manutenção que os documentos exigem são descartados.
O gerenciamento das atividades pelo sistema inteligente também é um forte controlador de gastos, pois reduz a necessidade de auxiliares e assistentes, que podem ajudar em questões mais importantes, como dito acima.
E como isso influencia em bons resultados?
Para a obtenção de resultados positivos, a estrutura de uma empresa deve ser reformulada desde os pontos de menor importância, até os maiores.
Sendo assim, todos os campos passam por transformações quando se abre espaço para tecnologias que facilitam o trabalho.
Ainda, podemos contar com esse tipo de solução em momentos de crise, como o que está sendo vivido. É importante contar com as imprevisibilidades e aderir às técnicas empresariais disponíveis.
A plataforma de RH digital pode ajudar a resolução de problemas internos e externos, pois pode facilitar, até mesmo, o contato com os clientes. Abrir-se a essas tendências só torna o empreendimento em contato com o novo, sendo sempre evidência no mercado e se destacando frente aos concorrentes.
*Imagem: Pixabay/Jaydeep_
