Dez dicas para tornar o WhatsApp mais efetivo como ferramenta de trabalho

Especialista em comunicação corporativa Juliana Algodoal elenca as melhores práticas para potencializar o uso do app

As formas de interação no mundo corporativo não param de se diversificar. Uma das ferramentas que mais se destacou para esse fim, pela praticidade e rapidez na comunicação à distância foi o WhatsApp. A constituição de grupos de trabalho no aplicativo se tornou uma prática costumeira no âmbito profissional, potencializada por recursos como os de anexar arquivos, gravar áudios e vídeos e fazer ligações com várias pessoas simultaneamente. Porém, em se tratando de uma rede social, o WhatsApp também requer determinados códigos de comportamento e linguagem que se estabeleceram ao longo da própria incorporação da ferramenta ao cotidiano de seus usuários.

“Um grupo de WhatsApp funciona como uma reunião presencial de trabalho”, compara Juliana Algodoal, especialista em comunicação corporativa. “Como tal, demanda práticas que façam fluir as interações entre os participantes e tornem o processo mais produtivo para o atingimento dos objetivos a que se propõe.” Ela aponta 10 dicas para otimizar o desempenho do WhatsApp como ferramenta de comunicação para apoio ao trabalho.

1. Crie regras claras

É preciso combinar o jogo e ter metas bem definidas para um grupo de WhatsApp. Ele pode ser constituído para trocas a respeito de um projeto específico, por exemplo. A presença de um moderador ajuda a manter o foco nas questões relevantes a serem discutidas, mas todos os participantes podem exercer, em alguma medida, esse papel. Os membros, por sinal, devem ser pessoas-chave para alcançar os propósitos que levaram à criação do grupo – e precisam ser consultados antes de sua inclusão nele.

2. Ajuste o tom

O tom de leveza nas conversas é ocasionalmente permitido e mesmo bem-vindo, desde que não desvie o foco dos objetivos do grupo. Brincadeiras ou mensagens que aliviem a pressão do trabalho favorecem inclusive a saúde mental dos profissionais envolvidos, mas não podem ultrapassar os limites do bom senso. Não há espaço para piadas ofensivas e preconceituosas. Devem-se evitar ainda temas polêmicos como os de política e religião, a não ser que eles façam parte do conteúdo do projeto em si.

3. Gentileza, sempre!
Gentileza e educação são primordiais nos grupos de WhatsApp. Neste meio, também dão a tônica das relações de trabalho. Fique atento às nuances de agressividade que verbos no imperativo e termos em maiúsculas ou negrito possam sugerir. Uma das ações deselegantes no Whats é a de deixar as pessoas sem resposta – tanto que um dos problemas advindos com a intensificação do uso da ferramenta é o ghosting: sumir da conversa ou cortar a comunicação sem qualquer explicação.

4. Atenção aos extremos de interaçãoQuem não se manifesta no grupo também acaba sendo notado, e de uma forma geralmente não positiva. Posicionar-se excessivamente, querendo opinar mesmo quando não tem nada de significativo para acrescentar a determinada questão, tampouco é recomendado.

5. Seja objetivo em suas mensagens!Lembre-se de que as pessoas têm estilos diferentes de se comunicar. Certifique-se de que sua mensagem é de fácil compreensão para ser entendida pelos demais. Evite termos mais complicados ou aqueles que permitem interpretações equivocadas. A palavra ambição, por exemplo, pode ter a conotação negativa de uma verve gananciosa; não dê abertura para as “sombras” das palavras. Se perceber que ficaram dúvidas sobre o que expressou, uma solução é oferecer-se para mandar um áudio no privado esclarecendo melhor o conteúdo, por exemplo.

6. Áudio sim, mas com parcimônia!
O áudio é um recurso bastante útil para aprofundar conceitos, mas pode atravancar o fluxo e o dinamismo de uma conversa. Se, por um lado, às vezes facilita a vida do emissor – que pode até estar realizando outra atividade enquanto grava –, eventualmente dificulta o efetivo recebimento da mensagem, como acontece quando o destinatário não consegue ouvi-la de imediato por estar em uma reunião.

7. Evite prejulgamentos
Busque conte-los na hora de analisar uma mensagem recebida. Muitas vezes interpretamos o que lemos a partir de nossos próprios sentimentos ou imaginando os do outro pelo que conhecemos dele. Não se precipite enviando uma resposta pautada por uma primeira impressão guiada pela emoção. Use a razão para decifrar o que está de fato sendo transmitido, e se necessário peça mais esclarecimentos.

8. Leia e releia o que escreveu Uma das vantagens do WhatsApp é a chance de reler o que se escreveu e ouvir o que foi gravado antes de enviar. Aproveite essas oportunidades de revisão de conteúdo para planejar a mensagem e torná-la a mais clara e precisa possível. Textos muito compridos ou prolixos não são de bom tom.

9. Contextualize
Procure contextualizar o envio de um material. Antes de “atirar” um vídeo ou arquivo na conversa, convém reforçar do que se trata.

10. Evite constrangimentos!
Se, durante uma conversa, você percebe que alguém trouxe uma informação equivocada, prefira sinalizar essa inadequação chamando a pessoa no privado. Corrigi-la diante de todos os participantes do grupo pode causar constrangimento. Ideal é a própria pessoa se manifestar e demonstrar que percebeu o engano.

“Ainda que por meio de uma rede social digital, a relação é entre pessoas, portanto sua atuação impacta na sua imagem e no seu perfil profissional dentro e fora dos grupos”, destaca Juliana Algodoal.