Utilizar aplicativos de gestão de tarefas e de condomínio reduz a carga de trabalho do síndico e pode facilitar a solução de conflitos entre os moradores
Gerenciar um condomínio não é uma tarefa fácil. Na verdade, essa atividade pode ser comparada a administração de uma pequena cidade. Afinal, além de contar com muitos moradores, um condomínio é um lugar repleto de desafios, que exige a busca constante por soluções.
Nesse contexto, o síndico pode ser considerado um verdadeiro prefeito, já que ele é o profissional responsável por controlar as finanças, liderar os funcionários, propor soluções e até mediar conflitos.
Para lidar com tantas funções de forma eficiente, o síndico precisa de uma ajuda extra. Essa ajuda vem da tecnologia, especificamente do uso de aplicativos.
Com essas ferramentas, é possível reduzir a sobrecarga de trabalho e tornar a gestão do condomínio muito mais eficiente.
Quer saber como os aplicativos podem ajudar nesse processo? Então confira as dicas e explicações nos próximos tópicos.
1- Todoist
Como o síndico precisa lidar com várias atividades e demandas, a primeira recomendação da nossa lista é um aplicativo de gestão de tarefas.
Para isso, ele pode contar com o app Todoist, que é o software de gestão mais utilizado do mundo. Sua popularidade está relacionada a sua interface intuitiva, facilidade de uso e variedade de recursos.
Ele funciona como uma agenda, na qual o usuário pode listar tarefas e subtarefas, criar categorias e estabelecer níveis de prioridade.
Além disso, é possível criar alertas, compartilhar as tarefas com outras pessoas através de e-mails e WhatsApp.
Por fim, o usuário ainda tem acesso a um painel de progresso, que permite a visualização do andamento das atividades diárias e semanais.
Com tantos recursos, o síndico pode utilizar esse aplicativo para organizar seu dia a dia, incluindo as atividades e tarefas pendentes do condomínio.
E tudo isso feito de forma simples e prática. Um ponto importante é que o Todoist tem planos gratuitos e pagos e está disponível para Android e iOS.
2- Trello
O Trello é outra opção de aplicativo de gestão de tarefas muito popular entre profissionais de diversos setores.
Seu diferencial está na facilidade de organizar e visualizar as atividades. Afinal, tudo é feito com o auxílio de cartões e quadros virtuais, onde o usuário anota suas tarefas e categoriza suas pendências de acordo com seu andamento.
Além disso, é possível anexar documentos, listas, lembretes e comentários em cada cartão, ou seja, em cada tarefa.
Assim, fica muito mais fácil entender quais atividades e documentos estão relacionados a cada cartão.
Por isso, o Trello é uma excelente ferramenta de organização para o síndico que precisa de suporte para acompanhar os projetos em andamento do condomínio.
Afinal, geralmente esses projetos dependem de aprovação, realização de assembleias e gestão de documentos.
Tudo isso pode ser organizado em cartões e quadros que facilitam o entendimento do fluxo de trabalho.
Vale lembrar que o Trello está disponível para Android e iOS e oferece plano gratuito.
3- Google Agenda
Gratuito e fácil de usar, o Google Agenda é a melhor opção para usuários que querem organizar seus compromissos de forma rápida e simples.
Como o próprio nome indica, esse aplicativo funciona como uma agenda, onde o usuário pode anotar suas tarefas pessoais e profissionais.
Além disso, o app também permite a criação de categorias, alertas, entre outros recursos que te ajudam a lembrar das atividades pendentes.
Por fim, esse aplicativo ainda facilita o compartilhamento de arquivos, a criação de grupos e a integração com outras ferramentas do Google.
Por isso, o Google Agenda é uma ótima opção para o síndico agendar reuniões, organizar a reserva de espaços do condomínio, lembrar prazos de pagamentos, entre outras tarefas.
O Google Agenda pode ser acessado de forma gratuita através dos aplicativos disponíveis para e Android e iOS.
4- Google Keep
Que tal um bloco de notas virtual? Basicamente, essa é a proposta do Google Keep.
Esse aplicativo se tornou muito popular por permitir o armazenamento de listas, anotações, comentários e rascunhos de forma rápida e prática.
Além disso, esse app ainda permite que o usuário anexe imagens, gravações de áudio, entre outros documentos. Ou seja, trata-se de um bloco de notas virtual e avançado, que pode ser acessado da palma da mão.
Para o síndico, o Google Keep é uma excelente ferramenta para registrar discussões e resultados de reuniões, guardar anotações para análises futuras, criar rascunhos, entre outras utilidades.
Lembrando que o Google Keep é gratuito e está disponível para dispositivos Android e iOS.
5- Evernote
O Evernote é uma ferramenta bem completa de organização e gestão de tarefas.
Além de funcionar como uma agenda, na qual o usuário pode listar suas atividades, criar alertas e estabelecer metas, também é possível armazenar documentos, fotos, áudios e até vídeos.
Também é possível criar notas, categorias e integrar as atividades com o Google Agenda.
Além disso, o Evernote conta com um modo avançado de busca, que facilita a identificação rápida de qualquer informação armazenada no software.
Por isso, os síndicos podem utilizar esse aplicativo para documentar reuniões, armazenar documentos, entre outros itens importantes para a gestão do condomínio.
Para completar, as informações armazenadas nesse app podem ser acessadas até mesmo quando não há conexão com a internet.
Esse aplicativo está disponível nas versões gratuita e paga e pode ser acessado através dos sistemas operacionais Android e iOS.
6- Organizze
O aplicativo Organizze se diferencia por ser uma ferramenta de gestão financeira, considerada uma solução completa para ajudar o usuário a controlar e monitorar suas receitas e despesas.
Com esse app, é possível registrar entradas e saídas de dinheiro, estabelecer metas financeiras, criar alertas para pagamento de contas, entre outras funcionalidades.
Por isso, o síndico, principalmente de condomínios adeptos de autogestão, pode utilizar o app Organizze para melhorar a gestão financeira do condomínio, planejar o gasto de dinheiro em projetos, criar relatórios financeiros, entre outras aplicações.
Vale lembrar que esse app exige a assinatura de algum plano de adesão pago, mas permite o teste gratuito da plataforma por 34 dias. Além disso, o app Organizze também está disponível para Android e iOS.
7- WhatsApp Business
É claro que um dos apps mais populares do mercado não poderia ficar de fora dessa lista.
Porém, ao invés da versão tradicional, o ideal é que o síndico utilize o WhatsApp Business, que oferece recursos extras de gerenciamento de contatos e conversas.
Com ele, o síndico pode automatizar mensagens, restringir a possibilidade de conversas para horário comercial, criar listas de transmissão, entre outras vantagens.
Além disso, o WhatsApp Business é uma forma fácil para manter o contato com os moradores, colaboradores e pessoal externo.
Esse aplicativo também é gratuito e está disponível para Android e iOS.
8- NokNox
As últimas indicações de aplicativos são ferramentas desenvolvidas especialmente para a gestão de condomínios. São mais de 10 mil downloads só na PlayStore.
A primeira delas é o NokNox, um app indispensável para quem quer modernizar o dia a dia de um condomínio. Com ele, é possível reservar espaços (churrasqueira, salão de festas, entre outros), gerir correspondências e encomendas, controlar os acessos dos visitantes, realizar comunicados em tempo real com todos os condôminos e registrar ocorrências.
O NokNox está disponível para Android e IOS.
9- Conviver App
O Conviver App se diferencia por ser um software bem completo para o gerenciamento do dia a dia do condomínio.
Com ele, tanto o síndico, quanto os moderadores do prédio conseguem reservar espaços, deixar recados, participar de assembleias, autorizar a entrada de funcionários e visitas, entre outras funções.
Dessa forma, o síndico consegue acompanhar decisões, reservas e até problemas numa única plataforma, o que facilita o seu dia a dia.
Porém, por ser uma plataforma mais completa, o Conviver App só pode ser acessado a partir da adesão de algum plano de assinatura.
Em compensação, o aplicativo está disponível para Android e iOS.
10- ByDoor
O ByDoor também é uma solução voltada para a administração de condomínios. Para isso, esse aplicativo oferece mais de 50 recursos.
Por exemplo: envio de registro de visitantes, assembleias virtuais, envio de comunicados, emissão de boletas, comunicação com moradores e funcionários e até uma categoria de achados e perdidos.
Com esses e outros recursos, o síndico consegue gerenciar os processos do condomínio com mais segurança e transparência. Por isso, o ByDoor é indicado para quem procura uma opção mais completa de sistema de gestão.
É importante lembrar que o uso desse app também exige o pagamento de uma mensalidade e que ele está disponível para Android e iOS.
11- Shielder
Considerada uma das soluções mais completas do mercado, o app Shielder é mais do que uma ferramenta de trabalho para o síndico.
Na verdade, ele é uma plataforma completa para administração e gerenciamento dos processos de um condomínio.
Com esse aplicativo, é possível controlar visitas, registrar ocorrências e furtos, enviar QR Codes, falar diretamente com o porteiro, acessar o condomínio com biometria, entre outros recursos.
Para o síndico, a vantagem de ter um app tão completo está na concentração de recursos.
Como moradores e funcionários registram várias informações no mesmo lugar, o síndico consegue centralizar suas tarefas e organizá-las de uma forma mais eficiente.
Por fim, o uso do Shielder depende da adesão a algum plano de assinatura, sendo que o app é compatível com Android e iOS.
Com a ajuda desses aplicativos, o síndico consegue organizar seu dia a dia de um jeito mais prático e eficiente.
Assim, fica mais fácil solucionar problemas e até facilitar a convivência entre os condôminos.
*Imagem: Pexels
