A reunião poderia ter sido um e-mail? 5 dicas para gestores identificarem a necessidade dos encontros

Andréa Migliori, da Workhub, indica alternativas para otimizar a gestão de tempo da equipe e aumentar a produtividade

“Essa reunião poderia ter sido um e-mail” se tornou um meme corporativo frequentemente compartilhado na internet nos últimos anos. Mas a realidade vai além da piada: uma pesquisa da Atlassian com cinco mil profissionais do mundo todo identificou que o principal impeditivo para a produtividade no trabalho são as reuniões. Segundo o estudo, elas são ineficazes 72% das vezes.

Andréa Migliori, CEO da HRTech de soluções para portais corporativos Workhub, afirma que o problema não está no conceito de conversar com o time — remota ou pessoalmente —, mas do modo como esses encontros acontecem e da frequência.

“Reuniões bem estruturadas podem ser muito produtivas. O problema é que, muitas vezes, não há um padrão nas empresas para garantir que cada bate-papo seja feito com clareza, um objetivo específico e controle de participação. Além disso, é extremamente comum que as informações transmitidas possam ser compartilhadas de outras formas mais rápidas e que não atrapalhem o foco das pessoas colaboradoras”, comenta.

Neste contexto, Andréa selecionou algumas dicas para que gestores tenham mais facilidade em identificar quando uma reunião é, de fato, necessária. Caso contrário, ela sugere alternativas para o contato. Esses são os fatores que fazem a diferença:

1. Brevidade

Algumas reuniões duram apenas cinco minutos, mas são o suficiente para interromper a linha de raciocínio de seus participantes. Para muitos tipos de trabalho, não é possível avançar sem um período de concentração, que é reduzido quando a agenda consta um ou vários pequenos encontros.

Nesses casos, Andréa recomenda o uso de mensagens, e-mails ou, se a reunião se mostrar necessária, um período na agenda voltado para isso. “Pode ter um momento no dia já previamente estabelecido para essas pequenas reuniões. Assim dá para se organizar e evitar interrupções”, afirma.

2. Imprevisibilidade

“Imagine que você está no meio da construção de um relatório ou produzindo um conteúdo quando precisa parar tudo para conversar, provavelmente sobre um assunto não relacionado ao que você está fazendo. É de atrapalhar qualquer produtividade”, Migliori pontua.

Algumas urgências exigem essa interrupção, mas existem situações em que é possível esperar algumas horas. Aqui, também, as mensagens podem ser as salvadoras, bem como os e-mails ou outros meios de comunicação. É o caso das intranets, como a própria Workhub, que possui módulos para compartilhamento de informações entre membros da equipe ou entre todo mundo de uma vez.

3. Necessidade de registro

Um dos maiores contratempos das reuniões é o fato de que dados importantes são comunicados sem registro, ou com registros pouco acessíveis, como a gravação da conversa. Para encontrar o que foi dito, seria preciso passar por tudo de novo ou perder tempo procurando no arquivo.

Se a reunião for imprescindível, há novos meios de facilitar o registro. “Hoje já existem ferramentas que ajudam na transcrição e na localização de temas dentro das gravações. Elas podem até mesmo criar atas automaticamente ou serem integradas ao e-mail ou calendário, para enviar as tarefas definidas para cada pessoa ou agendar o próximo encontro. Também vêm surgindo no mercado alguns recursos com esse propósito, uma tendência chamada de vídeos assíncronos”, salienta Andréa.

4. Objetividade

A pesquisa da Atlassian indica que 62% das pessoas entrevistadas recebem convites para reuniões sem o informe de qual é o objetivo. Isso faz com que elas cheguem sem qualquer ideia e preparo sobre o assunto. Além disso, 77% afirmou que é frequente terminarem uma reunião com planos de marcar outra, ao invés de terem chegado a uma conclusão — seja sobre o tópico que for.

“É assustador ver que tantas pessoas sentem que os encontros dos quais participam não servem para impulsionar seu trabalho, melhorar resultados ou mesmo para se conectar com colegas, em alguns casos. Muito disso vem da falta de assertividade. Portanto, se a meta não está clara, pode ser uma boa ideia focar nas comunicações via e-mails ou intranet e planejar a reunião com calma e cuidado para depois”, sugere a CEO.

5. Participatividade

Muita gente falando e ninguém se escuta? Ou os mesmos nomes dominando a cena todas as vezes? Esses cenários são habituais em muitas empresas. Também não é difícil que algumas pessoas recebam convites para reuniões nas quais elas não têm nada a acrescentar.

Andréa recomenda atenção no time para definir o que fazer. “Às vezes, a reunião é importante e precisa acontecer, mas não com todo mundo. Se a pessoa só vai ficar ouvindo, será que ela não poderia receber uma ata depois?”, diz. “No caso de dificuldade de participação, é essencial que alguém possa moderar a conversa e garantir que cada profissional tenha espaço na discussão”.

Todo fator tem suas nuances e cada empresa tem suas demandas; portanto, é preciso avaliar isoladamente a necessidade de uma ou outra reunião. Contudo, se elas puderem ser ao menos reduzidas, é possível que a produtividade aumente. “As mudanças e inovações que chegaram na operação também podem e devem afetar a cultura corporativa. Hoje, temos ferramentas variadas para nos conectar e trabalhar em conjunto. Por que tentar resolver tudo com a mesma técnica?” conclui Migliori.